Mo, 10/13/2014 - 13:06 Arkadin Germany GmbH Frankfurt

Sechs Punkte für erfolgreiche Videokonferenzen

Die Art der Zusammenarbeit in Unternehmen ist, wie alles in der digitalen Welt, schnellem Wandel unterworfen. Dies zeigt sich vor allem am Einsatz von Videokonferenzsystemen in Unternehmen. Noch vor ein paar Jahren wurden Videokonferenzen nur in großen, zahlungskräftigen Organisationen auf Ebene des Top Managements eingesetzt, da Anschaffung und Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs extrem teuer waren. Heute können selbst die kleinsten Unternehmen durch Technologien wie „Software-as-a-Service“ auf professionelle Videokonferenzlösungen per Mausklick zugreifen. Die technische Seite der Videokommunikation stellt somit keine Hürde mehr da, aber wie ist es mit den Mitarbeitern? Sind diese auf den Einsatz vor der Kamera vorbereitet? Arkadin, einer der weltweit führenden Collaboration-Dienstleister, hat aus seiner Erfahrung sechs einfache Punkte zusammengestellt, die den Einsatz von Videokommunikation effektiv und professionell gestalten.

 

  1. Den Einsatz hinterfragen.
  2. Die Verfügbarkeit alleine macht die Videokonferenz nicht automatisch zum besten Kommunikationskanal. Bevor man diese einsetzt, sollte man sich deshalb immer zuerst fragen, ob das gewünschte Ergebnis nicht auf anderem Weg einfacher erreicht werden kann.

 

  1. Mit der Anwendung vertraut machen.
  2. Die modernen Konferenzlösungen sind einfach anwendbar und verfügen über viele Features. Bevor diese zur Anwendung in einer Videokonferenz kommen, sollte man sich jedoch genau mit diesen auskennen. Vor der Kamera bleiben das Ausprobieren und das Herumspielen mit Funktionen nicht verborgen.

 

  1. Auf den richtigen Winkel kommt es an.
  2. Der Kamerawinkel sollte idealerweise einen Tag vorher zur ähnlichen Uhrzeit eingestellt werden, da so der Lichteinfall berücksichtigt wird und nicht blendet. Der Hintergrund sollte neutral sein und nichts enthalten, das vom Sprecher und seinen Inhalten ablenkt. Auch bei Webkameras gibt es Unterschiede und es lohnt sich in ein besseres Modell zu investieren. Auf alle Fälle sollte man von der Preview-Funktion Gebrauch machen, um vorab zu prüfen, was die anderen Teilnehmer sehen werden.

 

  1. Gezielt kommunizieren.
  2. Der Vorteil einer Videokonferenz ist Zeitersparnis. Ein vorher festgelegter „Fahrplan“ hilft dabei, nicht vom Wesentlichen abzuweichen.

 

  1. Gerne auch mit Generalprobe.
  2. Bei wichtigen Konferenzen mit weitreichender Wirkung, wie etwa einem Investoren-Meeting, einem Presse-Launch oder in der Krisenkommunikation, sollte nichts dem Zufall überlassen sein. Vorheriges Üben und Durchspielen der Konferenz vermindert Stolperfallen.

 

  1. Aufmerksamkeit schenken.
  2. Augenkontakt ist auch bei einer Videokonferenz wesentlich, nur so kann die Aufmerksamkeit gehalten werden. Es empfiehlt sich, beim eigenen Sprechen oder wenn man angesprochen wird, direkt in die Kamera zu schauen. Niemals sollten während der Konferenz Smartphones und E-Mails gecheckt werden. Mitschreiben ist in Ordnung, sollte aber gegenüber den anderen Teilnehmern erwähnt werden, damit nicht der Eindruck entsteht, man ignoriert diese und widmet sich anderen Aufgaben.

 

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