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Mein Anliegen

Prestige-Veranstaltung organisieren und verwalten

Herausforderung

  • Das Meeting wird im gesamten Unternehmen starke Beachtung finden.
  • Der Druck, dass die Veranstaltung reibungslos abläuft, ist hoch, denn es sind Vorträge von Mitgliedern des Top-Managements geplant.
  • Sie möchten die Verantwortung für die technische und logistische Durchführung der Veranstaltung gern abgeben, da sie sich vordringlich um die Kernaussagen und -inhalte kümmern müssen.
  • Es werden Teilnehmer aus anderen Ländern dabei sein, die möglicherweise Unterstützung bei sich vor Ort brauchen.
  • Sie möchten sicherstellen, dass die Teilnehmer nicht von den Inhalten des Meetings abgelenkt werden.
  • Ihre IT-Abteilung hat Bedenken, dass die Netzwerk-Kapazitäten überlastet werden könnten.

Lösung

  • Unser Premium-Concierge-Dienst hat viel Erfahrung mit der reibungslosen Durchführung virtueller Veranstaltungen zu wichtigen Anlässen: Wir richten täglich ca. 100 Veranstaltungen in aller Welt aus. Größe und Art der Veranstaltung hängen davon ab, was Sie erreichen wollen, und was für den Erfolg Ihrer Veranstaltung benötigt wird.
  • Egal, ob reine Audio-Veranstaltung (verwaltet von einem Administrator), Webinar oder Videokonferenz: Die Arkadin-Projektmanager berücksichtigen alle Details des Ablaufs und der benötigten Dienste. Sie helfen bei der Auswahl der geeigneten Plattform von einem unserer bewährten Technologiepartner, stellen Video- und Tontechniker am Veranstaltungsort und kümmern sich um Administratoren und das Branding der Veranstaltung.
  • Sie können die Technik im Fall einer aufwendigen Veranstaltung auch vorab testen oder einen Probelauf ansetzen, damit Ihre Vortragenden die Technik schon einmal ausprobieren können. Das Arkadin-Team kümmert sich am festgesetzten Termin um die Veranstaltung und sorgt dafür, dass alle benötigten Inhalte zum richtigen Zeitpunkt bereitstehen.
  • Die Beteiligung der Teilnehmer lässt sich durch Umfragen verbessern. Je nach Typ der Veranstaltung ist es auch möglich, die Teilnehmer um Kommentare oder Vorschläge zu bitten. Mit Arkadin können Sie auch über Audio oder Online-Chat eine moderierte Frage-Antwort-Runde abhalten und dabei alle Kontrollfunktionen nutzen, die für einen reibungslosen Ablauf sorgen.
  • Zugang aus dem In- und Ausland online oder über lokale Einwahlnummern, mit regionalem Support für die Teilnehmer
  • Nutzung von Verfahren zur Verringerung der benötigten Bandbreite, z. B. Peer-to-Peer, Unicast, Multicast

Vorteile

  • Arkadin entlastet Sie, sodass Sie sich ganz auf die Inhalte konzentrieren können und sich nicht um die Logistik der Veranstaltung kümmern müssen.
  • Sie können sich darauf verlassen, eine professionelle Veranstaltung abzuhalten, die für alle Teilnehmer ganz einfach erreichbar ist.
  • Messen Sie den Erfolg der Veranstaltung mit nachträglichen Auswertungen und Analysen. Als Grundlage dienen Teilnehmerlisten und, je nach gewählter Option, Daten zur Beteiligung sowie die Ergebnisse von Umfragen.
  • Ihre Veranstaltung entfaltet eine nachhaltigere Wirkung, wenn Sie unsere optionalen Dienste zur Archivierung und unsere On-Demand-Services nutzen.

Erster Schritt

Wenn Sie erfahren möchten, wie Arkadin Ihre nächste repräsentative Veranstaltung unterstützen kann, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

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Fallstudie

Wataru Mitsumori vom IT-Support bei Nestlé Japan erinnert sich: „Ursprünglich war es unser Ziel, den Mitgliedern der globalen Geschäftsführung während ihres Besuchs in Japan die Möglichkeit zu geben, ihre Botschaft direkt an die wichtigsten Führungskräfte an den verschiedenen Standorten im Land zu übermitteln. Wir benötigten eine moderne Lösung, um Kosten zu senken, ohne dabei die Kommunikation in Echtzeit zu aufzugeben.“ Die Bedeutung dieses Videokonferenz-Projektes wuchs noch, als Mitsumori beschloss, es zu einer unternehmensinternen Vorführung der iPad-Funktionalität zu nutzen. Im Vorfeld des Forums machte sich das Arkadin-Veranstaltungsteam mit den Räumlichkeiten vertraut, prüfte die Akustik und testete sorgfältig die Ton- und Bildqualität. So wurde sichergestellt, dass alle Kundenanforderungen erfüllt waren. Die Arkadin-Spezialisten entschieden sich für den ArkadinAnytime Audiokonferenz-Service und für Cisco WebEx, da diese Vorgehensweise ihnen die Nutzung einer iPad-App ermöglichte, mit der sich Präsentationen in professioneller Qualität freigeben lassen. Außerdem wurde so sichergestellt, dass die von Nestlé Japan benötigten integrierten Videokonferenz-Funktionen zur Verfügung standen.
Der Support von Arkadin war sehr gewissenhaft und wird von uns sehr geschätzt. Die Mitarbeiter im Support waren in der Lage, unsere Anforderungen zu überblicken und eine gut durchdachte Lösung vorzuschlagen. Dabei haben sie auch sehr genau berücksichtigt, was im Rahmen unseres Budgets erreicht werden konnte und was nicht. Weil wir wussten, dass die Frage-Antwort-Runde auf Englisch abgehalten werden würde, haben wir mit den Mitarbeitern von Arkadin besprochen, wie die Audioübertragungen und die Verdolmetschung strukturiert werden sollten. Sie hatten eine genaue Vorstellung davon, wie die englischen Wortbeiträge den Teilnehmern an unseren Standorten auf Japanisch präsentiert werden konnten.
Wataru Mitsumori, IT Support, Nestlé Japan Ltd