Fr, 11/17/2017 - 14:20

5 Vorteile von Team-Messengern gegenüber Instant Messengern

Und wie sie die Produktivität im Unternehmen steigern können

Die Times nutzt sie. IBM nutzt sie. Selbst die NASA nutzt sie. Team-Messenger sind das neue Kommunikationsmittel am Arbeitsplatz. Sie bieten ganz neue Möglichkeiten, Projekte zu organisieren und Aufgaben zu erledigen.

Einer Studie zufolge, die Nutzer des Team-Messengers Slack befragt hat, steigt die Produktivität von Teams die die App nutzen um ca. 30 Prozent (Quelle: The Economist). Kein Wunder also, dass die Nutzerzahlen von Slack, Cisco Spark, Microsoft Teams und ähnlichen Tools in die Höhe schnellen. 2016 hatten solche Team-Messenger fast 20 Millionen Nutzer. Das ist ein Anstieg um 193 % gegenüber 2015, und Wainhouse Research zufolge sollen die Zahlen bis 2021 sogar auf 160 Millionen Nutzer steigen.


Team-Messenger sind auf die Anforderungen moderner Arbeitsumgebungen zugeschnitten

Der Grund für diesen Siegeszug der Team-Messenger und die große Begeisterung bei ihren Nutzern ist schlicht, dass diese Messenger die Anforderungen moderner Arbeitsumgebungen viel besser erfüllen als die klassischen Instant Messenger, die derzeit in vielen Unternehmen eingesetzt werden. Denn die Arbeitswelt hat sich verändert. Stand früher die Leistung einzelner Beschäftigter in festen Teams und an festen Standorten im Vordergrund, kommt es heute auf das gemeinsame Arbeiten in wechselnden Teams und an wechselnden Standorten an. Damit haben sich auch die Anforderungen an die Kommunikation und Organisation unter den Beschäftigten geändert. Kommunikation findet heute nicht mehr zwischen zwei Personen in einer geschlossenen Umgebung statt, sondern als fortlaufender und offener Austausch zwischen mehreren Beteiligten. Und genau diese Möglichkeit bieten Team-Messenger.

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Messenger für Teams statt für Einzelpersonen 

Instant Messenger verbinden vor allem Einzelpersonen, Team-Messenger dagegen Teams. Die immer wichtigere Rolle der Arbeit im Team gab sogar den Anstoß zur Entwicklung von Team-Messengern.

Slack, der erste richtig erfolgreiche Team-Messenger, entstand in einem gescheiterten Gaming Start-up. Die Entwickler nutzten den Messenger für ihre interne Kommunikation, um sich für einzelne Projekte flexibel in wechselnden Teams zusammenzufinden. Nach und nach bauten sie neue Funktionen ein, um die Arbeit zu erleichtern und mehr Spaß dabei zu haben. Diese Form der internen Organisation führte rasch zu Synergien und einer enorm produktiven Zusammenarbeit. Nachdem das Team sich schließlich dafür entschieden hatte, Slack als Lösung für Unternehmen auf den Markt zu bringen, konnte die App nicht nur Entwicklerteams und andere technische Arbeitsgruppen für sich gewinnen, sondern bald auch ganze Unternehmen. Den Nutzern gefiel besonders die Möglichkeit, sich ohne großen Verwaltungsaufwand projektbezogen einfach selbst zu organisieren.

Inzwischen gibt es Cisco Spark als Konkurrenzlösung und auch Microsoft hat angekündigt, Microsoft Teams zum Standard-Tool für Zusammenarbeit und Kommunikation zu machen. Das zeigt, dass sich auch die Großen der Branche weg von Instant Messaging und hin zu Team-Messengern bewegen. Hier sind die fünf wichtigsten Gründe, warum Team-Messenger auch für Sie eine Überlegung wert sind:

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  1. Horizont erweitern: Einzelgespräche oder Teamwork?

    Instant Messaging ist für den Austausch von Einzelpersonen miteinander  gedacht. Beide Seiten müssen online sein, um miteinander zu chatten, und jeder hat die Möglichkeit, Nachrichten zu empfangen oder abzulehnen. Team-Messenger dagegen sind voll und ganz für den Austausch im Team konzipiert. Die Möglichkeit zu Einzelgesprächen besteht weiterhin, aber vor allem bieten Team-Messenger eine Plattform zur gleichzeitigen Interaktion mit verschiedenen Kollegen. Das erweitert den Horizont jedes Einzelnen und verschafft ihnen automatisch einen besseren Überblick über das, was in ihrer Umgebung passiert.

  2. Projektorganisation: Kontaktlisten oder Themen?

    Beim Instant Messaging sind Kontaktlisten der Ausgangspunkt jeder Interaktion. Das begrenzt die Anzahl der Personen, mit denen man kommuniziert, und so bleiben die Chats nur allzu leicht auf einen engen Personenkreis beschränkt. Team-Messenger sind anders organisiert: Statt einzelner Personen bilden hier bestimmte Themen und Projekte den Ausgangspunkt für Gespräche. So können sich die Beschäftigten auf eine ganz neue Weise selbst organisieren. Es ist jedem möglich, alle wichtigen Akteure in ein Gespräch einzubeziehen. Auch Gespräche zwischen zwei Personen auf einer Projektplattform sind für die anderen einsehbar, sodass alle jederzeit auf demselben Informationsstand sind. Im Zentrum steht nicht mehr die Einzelleistung, sondern der Projekterfolg, der gemeinsam erzielt wird.

  3. Gespräche zu Ende bringen: bei null anfangen oder weitermachen, wo man aufgehört hat?

    Ganz großer Vorteil: Bei Team-Messengern können Sie Ihr Gespräch dort fortsetzen, wo Sie das letzte Mal aufgehört haben, und zwar selbst dann, wenn Sie die Messaging-App in der Zwischenzeit geschlossen haben! Sie können Nachrichten senden und empfangen, ganz gleich ob die Gesprächspartner gerade online sind oder nicht. Und auch wenn Sie die App auf einem anderen Gerät öffnen, haben Sie Zugriff auf alle bisherigen Gespräche und alle Dokumente. Bei Team-Messengern werden die verschickten und empfangenen Nachrichten jederzeit geräteunabhängig gespeichert und synchronisiert. So können Teams ihre Gespräche jederzeit und überall fortsetzen. Beim Schließen des Chat-Fensters gehen keine Informationen mehr verloren. Gespräche können problemlos am nächsten Tag fortgesetzt werden, und sich zäh dahinziehende Diskussionen per E‑Mail haben endlich ein Ende!

  4. Zeit sparen: Inhalte anfordern oder das Gesuchte einfach finden?

    Beim Instant Messaging müssen Sie Inhalte anfordern. Wenn Sie nach einem bestimmten Dokument suchen, müssen Sie möglicherweise Kollegen bitten, es ihnen zuzuschicken. Und weil es nicht im Nachrichtenverlauf gespeichert wird, müssen Sie dieselben Inhalte oft immer wieder anfordern – unnötiger Zeitaufwand für alle Beteiligten. Bei Team-Messengern werden alle Dokumente und Diskussionen im Kontext gespeichert. Sie arbeiten an Projekt X, gehen zur Plattform für Projekt X und finden dort alle relevanten Dokumente inklusive der Diskussionen zum jeweiligen Thema. Und wenn Sie nach einer ganz bestimmten Stelle des Gesprächs suchen, nutzen Sie einfach die Suchfunktion. So sparen alle Zeit – und Zeit ist ja bekanntlich Geld!

  5. Teilen: situationsbezogene Nachrichten + Dateien oder Rich-Content + Sprach- und Videodateien?

    Instant Messenger werden in der Regel nur dann genutzt, wenn etwas Bestimmtes zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt wird. Sobald die Frage beantwortet oder die Datei erhalten wurde, wird der Chat geschlossen und alle Informationen daraus sind verloren. Bei Team-Messengern sind fortgesetzte Diskussionen möglich, die sich bei Bedarf auch spontan zu einer Telefon- oder Videokonferenz erweitern lassen. Elemente wie Emojis und Memes bedienen den Spieltrieb und sind eine zusätzliche Motivation, am gemeinschaftlichen Austausch teilzunehmen.

Zusammengefasst lässt sich festhalten, dass Team-Messenger viele Vorteile gegenüber Instant Messengern bieten. Sie haben das Potenzial, Zeit zu sparen, die Produktivität zu steigern und, vor allem, Menschen zusammenzubringen.


Machen Sie Ihr Unternehmen bereit

Auch wenn Team-Messenger viel zu bieten haben, heißt das nicht, dass Sie sie umgehend einführen sollten. Es kommt hierbei auf den richtigen Zeitpunkt an und auf die Wahl des richtigen Tools für die Anforderungen in Ihrem Unternehmen. Wenn Sie auf ein neues Tool umstellen, müssen Sie auch Ihre internen Prozesse auf eine neue Arbeitsweise umstellen. Dafür muss Ihr Unternehmen bereit sein. Wenn Sie beispielsweise noch nicht projektbezogen = arbeiten, kann es besser sein, vorerst den Instant Messenger weiterzuverwenden.

Deshalb sind vor dem Umstieg auf einen Team-Messenger die folgenden drei Schritte empfehlenswert:

  1. Passen Sie die Abläufe im Unternehmen an, damit alle organisatorischen Hindernisse aus dem Weg geräumt sind.
  2. Informieren und schulen Sie Ihre Mitarbeiter, damit alle wissen, wie das neue Tool funktioniert und was von ihnen erwartet wird.
  3. Wählen Sie das optimale Tool für Ihr Unternehmen.

Wenn Sie diese grundlegenden Regeln befolgen, können Sie tatsächlich Produktivitätssteigerungen von 30 Prozent und mehr erzielen. Unsere Fachteams beraten Sie gerne bei der Wahl des passenden Tools und unterstützen Sie, die Einführung in Ihrem Unternehmen zu planen.


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Der Autor

Martin Old ist Produktmarketing-Manager für Cisco-Produkte in der Unified Communications Service Line von Arkadin. Martin ist großer Fan neuer Technologien und deren positiven Auswirkungen auf den modernen Arbeitsplatz. Besonders die heutigen UCaaS-Produkte und die neuen Arbeitsweisen, die diese mit sich bringen, inspirieren ihn. Vor seiner Rolle als Produktmarketing-Manager für Cisco-Produkte war Martin bereits im EMEA-Team tätig und leitete das Produktmarketing für die Audio-, Event- und UCaaS-Services von Arkadin. Martin kam 2014 zu Arkadin und arbeitet bereits seit über 14 Jahren in der Telekommunikationsbranche.

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